Main Menu  

   

Facebook MS Aceh  

   

   


SOP Bagian Umum

 

No
Urut
Uraian Kegiatan Waktu Pelaksana Penanggung jawab
Menit Jam Hari
1 2 3 4 5 6 7
BAGIAN UMUM          
I TATA PERSURATAN          
A Pengelolaan Surat Masuk          
  1 Mengelompokkan dan Mencatat seluruh identitas surat ke dalam buku agenda surat masuk 5     Pencatat Umum
2 Memberikan lembar KK, LP, dan Disposisi 5     Pencatat Umum
3 Meneruskan surat kepada Pimpinan UP 5     Pencatat Umum
4 Memberi perintah tindak lanjut pada LD oleh Pimpinan UP 10     Pejabat Umum
5 Menindaklanjuti isi perintah pada LD   1   Pejabat Umum
6 Mengarsipkan surat pada Unit Pelaksana 5     Petugas Arsip Umum
7 Menyimpanan dan menata lembar KK, LP dan LD pada bok arsip 5     Pencatat Umum
8 Memilah dan mencatat arsip in aktif untuk diserahkan  ke  unit kearsipan     1 Petugas Arsip Umum
B Pengelolaan Surat Keluar          
  1 Mengonsep surat dinas sesuai dengan perintah pimpinan 15     Pejabat Umum
2 Mengoreksi dan memaraf konsep surat 10     Pejabat Umum
3 Menandatangankan dan memberi nomor surat 15     UP Umum
4 Mengirimkan surat sesuai dengan tujuannya   1   Umum Umum
5 Mengarsipkan surat pada Unit Pelaksana 5     Petugas Arsip Umum
6 Penyimpanan dan penataan lembar KK pada bok arsip 5     UP Umum
7 Memilah dan mencatat arsip in aktif untuk diserahkan  ke unit kearsipan     1 Petugas Arsip Umum
C PENGELOLAAN/PENATAUSAHAAN ARSIP          
  1 Menerima arsip in aktif dari unit pengolah beserta daftarnya. 5     Petugas Arsip Umum
2 Menata arsip sesuai dengan kode klasifikasi dan indeks surat 10     Petugas Arsip Umum
3 Membuat  daftar  retensi  arsip  sesuai  dengan  peraturan  yang berlaku.     2 Petugas Arsip Umum
4 Melaksanakan retensi arsip :     15 Petugas Arsip Umum
a Membentuk panitia          
b Memilah arsip yang memenuhi syarat untuk dimusnahkan          
c Melaksanakan pemusnahan sesuai dengan BA pemusnahan.          
  PERLENGKAPAN          
A Penatausahaan BMN Aset Tetap          
  1 Melakukan Opname fisik BMN     15 TIM Umum
2 Melaporkan Hasil Opname Fisik BMN     1 TIM Umum
3 Mengoreksi keadaan saldo awal BMN     1 Operator
BMN
 
4 Mencatat  SP2D  dan  Dokumen  Pengadaan  BJ  ke  dalam  Buku Bantu Ekstra dan Intrakomptable secara manual 30     Operator
BMN
Umum
5 Menginput data Mutasi Barang dan Jasa ke aplikasi SIMAK BMN berdasarkan  buku  bantu  Ekstrakomptable  dan Intrakomptable manual 30     Operator
BMN
Umum
6 Melakukan Rekonsialisasi internal SIMAK dan SAK     1 Operator
BMN
Umum
7 Melakukan Rekonsialisasi ke KPKNL     1 Operator
BMN
Umum
    8 Mengirimkan hasil Rekon KPKNL ke Korwil   1   Operator
BMN
Umum
9 Membuat dan mengirimkan laporan SIMAK BMN secara berkala ke korwil     1 Operator
BMN
Umum
10 Memberi Label nomor inventaris pada fisik barang     7 Operator
BMN
Umum
11 Mencetak dan membuat DBR, DIL, KIB     1 Operator
BMN
Umum
12 Mengusulkan rencana penghapusan BMN berdasarkan  opname fisik     1 Operator
BMN
Umum
13 Membentuk panitia penghapusan BMN     1 KPB Umum
14 Mengusulkan   rencana   penghapusan   BMN   secara   berjenjang sesuai aturan yang berlaku     30 Operator
BMN
Umum
15 Mengusulkan  pelaksanaan  lelang  penghapusan  kepada  KPKNL berdasarkan SK Penghapusan BMN     2 Panitia Umum
16 Melaksanakan lelang penghapusan BMN sesuai jadwal yang telah ditetapkan KPKNL     1 Panitia Umum
17 Menerima dan membukukan bukti setor hasil penjualan  lelang dari KPNL     1 Bendahara Umum
18 Menerima  risalah  lelang  untuk  diinfut  sebagai  mutasi  barang pada aplikasi SIMAK BMN   1   Operator
BMN
Umum
19 Melaporkan hasil pelaksanaan lelang ke eselon I MARI     1 Operator
BMN
Umum
B Penatausahaan BMN Aset Lancar          
  1 Melakukan opname fisik barang persediaan     2 Operator
Persediaan
Umum
2 Mengoreksi saldo awal barang persediaan     1 Operator
Persediaan
Umum
3 Mencatat  Pembelian  Barang  Persedian  ke  dalam  buku  bantu Persedian berdasarkan faktur Pembelian     1 Operator
Persediaan
Umum
4 Menginput   Pembelian   Barang   Persediaan   ke   dalam   aplikasi persedian berdasarkan buku bantu     1 Operator
Persediaan
Umum
5 Mencatat    Pendistribusian    barang    berdasarkan     instrumen permintaan /distribusi barang 30     Operator
Persediaan
Umum
6 Menginput   data   pendistribusian   barang   ke   dalam    aplikasi persediaan 30     Operator
Persediaan
Umum
7 Mengirimkan data barang persediaan ke dalam aplikasi  SIMAK BMN 30     Operator
Persediaan
Umum
8 Membuat laporan barang persediaan   2   Operator
Persediaan
Umum
9 Mengirimkan laporan barang persediaan secara berkala ke Korwil     1 Operator
Persediaan
Umum
C. Administrasi Perencanaan dan Pelaksanaan Anggaran          
  1 Menghimpun data kebutuhan setiap unit untuk 1 tahun     7 Umum Umum
2 Merekap data kebutuhan dan memperhitungkan harga Perkiraan sendiri sesuai dengan SBU     3 Umum Umum
3 Membuat RPA sesuai dengan DIPA/ RKAKL     1 Pejabat
terkait
Umum
4 Merealisasikan RPA sesuai dengan jadual yang telah ditetapkan       Pejabat yang ditunjuk Umum
5 Menyerahkan dokumen Pengadaan kepada PPK 30     Panitia Umum
D. Kerumah tanggaan          
1 Pengelolaan Perpustakaan          
II   a Mencatat buku / menginput data buku masuk ke dalam  buku
besar perpustakaan.
5     Pustakawan Umum
b Mengklasifikasikan buku sesuai dengan subyek, judul buku 5     Pustakawan Umum
c Memberi label nomor, membuat katalog, kantong buku,  Kartu Pinjaman serta menyampul buku. 10     Pustakawan Umum
d Membuat Kartu anggota serta buku Peminjam 10     Pustakawan Umum
e Menyusun dan menata buku sesuai dengan Klasifikasi 5     Pustakawan Umum
f Membuat laporan Keadaan buku Perpustakaan     4 Pustakawan Umum
2 Perawatan/ Pemeliharaan Sarana dan Prasarana          
  a Membuat RAB pemeliharaan sesuai dengan DIPA     3 Umum PPK
b Melaksanakan Pemeliharaan sarana dan Prasarana secara berkala       Umum PPK
c Membuat laporan pemeliharaan secara berkala     1 Umum PPK
3 Kebersihan dan Keindahan          
  a Membuat jadwal petugas kebersihan 15     Umum  
b Membersihkan ruangan dan lingkungan kantor setiap saat       CS Umum
c Menata ruang dan keindahan kantor       CS Umum
4 Keamanan          
  a Membuat Jadwal Petugas Keamanan 15     Umum  
b Melakukan Kontrol terhadap keamanan lingkungan setiap saat       Security Umum
c Mengarahkan  tamu  untuk  melapor  ke  petugas  piket   untuk mendapatkan izin bertamu 5     Security Umum
d Meminta   tamu   untuk   menyerahkan   kartu   identitas   kepada petugas 5     Security Umum
e Mencatat  ke  dalam  buku  piket  pegawai  atau  pihak  luar  yang melakukan kegiatan di lingkungan kantor di luar jam dinas. 5     Security Umum
f Menyalakan lampu seperlunya di malam hari di luar ruangan 30     Security Umum
  g Melakukan  Koordinasi  dengan  aparat keamanan  setempat jika terjadi peristiwa 30     Security Umum
h Memback-up data CCTV setiap saat   3   IT Umum
5 Protokoler dan Humas          
a Protokoler pimpinan          
  1 Menyiapkan jadwal kegiatan pimpinan     1 Ajudan Umum
2 Mendampingi pimpinan dalam acara kedinasan       Ajudan Umum
3 Melakukan koordinasi dengan pejabat untuk kegiatan pimpinan 30     Ajudan Umum
4 Menerima dan mengarahkan tamu pimpinan 5     Ajudan Umum
b Protokoler Pengambilan sumpah          
  1 Menentukan jadwal pelaksanaannya 5     Kepeg Wasek
2 Menghadirkan rohaniwan pendamping   1   Umum Wasek
3 Menyiapkan naskah pelantikan/ penyumpahan   1   Kepeg Wasek
4 Menyiapkan dan menyampaikan undangan     1 Umum Wasek
5 Menunjuk petugas pelaksana   1   Kepeg Wasek
6 Menyiapkan sarana dan prasarana upacara     1 Umum Wasek
7 Melaksanakan gladi resik 30     Kepeg Wasek
c Protokoler sidang          
  1 Mempersiapkan kelengkapan sarana dan prasarana ruang sidang   1   Portir Umum
2 Membuat jadwal persidangan 30     Portir Wapan
3 Mempersiapkan nomor antrean persidangan   1   Portir Wapan
    4 Memanggil  para  pihak  yang  berperkara  berdasarkan   nomor antrean 5     Portir Wapan
5 Melakukan    pemeriksaan    terhadap    pihak-pihak    yang    akan bersidang dengan alat detektor 5     Portir Umum
d Protokoler Penjemputan dan Penerimaan tamu          
  1 Membuat jadual kegiatan kedatangan dan kepulangan   1   Protokoler Umum
2 Melakukan koordinasi dengan protokol terkait 30     Protokoler Umum
3 Menyiapkan transportasi dan akomodasi   1   Protokoler Umum
e Protokoler upacara pisah sambut          
  1 Membuat jadual kegiatan pisah sambut 30     Protokoler Umum
2 Menunjuk panitia pelaksana pisah sambut   1   Kepeg Wasek
3 Menyiapkan dan menyampaikan undangan     1 Umum Wasek
4 Mempersiapkan sarana dan prasarana pisah sambut     1 Umum Wasek
5 Melakukan koordinasi dengan pihak terkait 30     Umum Wasek
6 Melaksanakan acara pisah sambut     1 Panitia Umum
7 Melaporkan dan mengevaluasi kegiatan     1 Panitia Umum
f Protokoler Persemayaman Jenazah          
  1 Mempersiapkan tempat acara persemayaman di kantor/  rumah duka      1 Umum Wasek
2 Menginformasikan kepada seluruh jajaran 30     Umum Wasek
3 Melakukan koordinasi kepada pihak keluarga 30     Umum Wasek
4 Menyiapkan daftar riwayat hidup 30     Kepeg Wasek
5 Melakukan prosesi pelepasan jenazah   2   Umum Wasek
g HUMAS          
  1 Menunjuk Hakim sebagai Humas Pengadilan   1   Ketua Kepeg
2 Mempersiapkan sarana dan prasarana ruang humas     1 Umum Wasek
3 Menyiapkan  informasi  tentang  kebijakan  dan   permasalahan-permasalahan pengadilan     1 Humas Waka
4 Memberikan   informasi   kepada   yang   membutuhkan   dengan berpedoman kepada kode etik 15     Humas Waka
5 Mendampingi  pimpinan  dalam  jumpa  pers,   wawancara   dan audiensi dengan pejabat/ instansi terkait 30     Humas Waka
6 Melakukan koordinasi dengan Tim IT dalam setiap  pemberitaan penting 15     Humas Waka
6 Pelayanan Publik          
a Pelayanan sarana          
  1 Menyediakan information desk (meja informasi)       Umum Wasek
2 Menyediakan ruang tunggu yang nyaman dan sejuk       Umum Wasek
3 Menyediakan papan informasi       Umum Wasek
4 Menyediakan informasi profil dan dasar Pengadilan       Umum Wasek
5 Menyediakan sarana ruang tunggu berupa air minum,  TV,  dan surat kabar, WIFI.       Umum Wasek
6 Menyediakan Toilet Umum       Umum Wasek
7 Menyediakan kotak saran       Umum Wasek
8 Menyediakan tempat sholat       Umum Wasek
9 Menyediakan tempat parkir       Umum Wasek
10 Menyediakan perlengkapan P3K       Umum Wasek
b Pelayanan Informasi          
  1 Menunjuk petugas pelayanan informasi   1   Kepeg Ketua
2 Memberikan    informasi     yang    berkaitan    dengan     hak-hak masyarakat 30     Petugas Ketua
3 Melayani   permintaan   informasi   dengan   memberikan   blanko permohonan 30     Petugas Ketua
4 Memberikan jawaban atas permintaan informasi 30     Petugas Ketua
5 Memberikan taksiran biaya atas permintaan informasi 15     Petugas Ketua
  6 Teknologi Informasi          
a Membentuk Tim Pengelola IT   1   Kepeg Ketua
b Mengupdate dan melengkapi standar menu website     1 Tim IT Umum
c Menghimpun    segala    e-informasi    yang    berkaitan     dengan kedinasan   2   Tim IT Umum
d Mencetak dan menyampaikan e-informasi sebagai bahan  tindak lanjut 30     Tim IT Umum
e Mengupload surat-surat dinas 30     Tim IT Umum
f Mempublikasikan putusan yang telah di-anonimisasi   4   Tim IT Umum
g Mempublikasikan realisasi keuangan perkara dan APBN   2   Tim IT Umum
h Mempublikasikan usul, realisasi kenaikan pangkat, mutasi jabatan dan hukuman disiplin   2   Tim IT Umum
i Memberikan informasi profil dan dasar Pengadilan   2   Tim IT Umum
j Mengupdate berita yang berkaitan dengan kegiatan pengadilan   3   Tim IT Umum
k Mempublikasikan data base asset dan perkara   2   Tim IT Umum
l Mengupdate  data  sidang,  panggilan  ghaib  dan  perkara  putus serta statistik perkara     1 Tim IT Umum

 

   

Pilih Bahasa  



   

   
© 2010 Mahkamah Syar'iyah Aceh Jl. T. Nyak Arief, Komplek Keistimewaan Aceh Tlp. (0651) 7555976, Fax.(0651) 7555977 Banda Aceh.